Es un cimiento importante, es lo que te permitirá tener una visión lateral, sin estar presente, porque dejarás por escrito, el cómo, el por qué y el camino que deben seguir tus colaboradores, aunque tú no estés. Tienes que seguir y conocer todo tu proceso, y conforme avanza tu proceso establecer reglas de carácter general, se recomienda se realicen formatos estandarizados que pueden ser mejorados año con año; o proceso con proceso, con la colaboración de los involucrados.
Controles internos básicos que toda empresa de bienes o servicios puede tener
Sobre el dinero
Si manejan efectivo, el control de los ingresos, a través de un formato con número consecutivo o una caja registradora que vaya asignando un número consecutivo a cada cobro, de manera que cada determinado tiempo o al finalizar el día se confronte el control contra el efectivo recaudado.
Sobre las transferencias
Aquí lo que se debe controlar y confrontar es el saldo en bancos, con el dato del saldo inicial con que se inicia el día, los ingresos o depósitos bancarios, las salidas, transferencias y el saldo final; actualmente con las transferencias bancarias es más difícil que se quede algo pendiente de cobro, cosa que si es necesario checar si se maneja la elaboración de cheques.
De igual manera respecto a las transferencias, lo ideal es que el dueño de la empresa o el socio principal se encargue de el paso final de autorización de las transferencias. Actualmente los bancos pueden configurar los dispositivos de control o llaves bancarias electrónicas (key, netkey, token, etc., cada banco les da su nombre); cada empresa puede tener varias con distintas configuraciones, de manera que puedan programarse todas las salidas y dar el paso final de autorización real de salida de dinero a un token distinto, en este caso del encargado de tesorería o dueño quien sea el que supervise que dicha salida o gasto esté programado y autorizado
Respecto a los ingresos
actualmente también ya es más sencillo, ya que en los estados de cuenta se puede ya encontrar el dato de quién te depositó, cuánto y qué día. También pueden establecerse controles de referencia, cada banco maneja su propio sistema, de manera que a cada cliente le asignas un número de referencia en específico que te ayudará a identificarlo; valga la redundancia, más fácilmente.
Otro de los rubros importantes para implementar controles internos son
Las mercancías o inventarios, ya existen softwares especializados para ayudarnos a llevar este tipo de controles, pero muchas veces el movimiento no es tan alto, como para invertir en eso, así que individualmente tendrás que evaluar qué control implementas y si necesitas más “musculo” a través de un software o no.
Ejemplo de lo que tienes que tomar en cuenta en el inventario de mercancía:
Entradas
Es decir, la cantidad y el tipo de mercancía que ingreso, la fecha, el responsable de haberlo recibido y contado, inclusive puedes diseñar un mapa de tu almacén para que sea más fácil ubicarlo o acomodarlo por orden alfabético, orden de frecuencia de consumo, etc. Y dependiendo del tipo de mercancía algunos rubros de información adquieren más relevancia que otras. Por ejemplo, en los medicamentos o en los alimentos frescos o enlatados, la fecha de caducidad, o el tipo de almacenaje que se le debe de dar. Si todo esto lo pones por escrito en un manual te ayudará a optimizar todo tu procedimiento, de manera que puedas delegar y tu empresa siga caminando sin que tú estés presente. Tenlo como objetivo, eso ayudará a que tu personal y colaboradores crezcan y se comprometan con tu empresa porque se sienten importantes en el proceso de desarrollo de la operatividad de tu empresa.
Salidas
El registro de las salidas también es primordial, y a la larga te dará información valiosa; como por ejemplo el tiempo de rotación, es decir cuánto tiempo tarda en consumirse determinado rubro o producto. Te ayudará a evaluar si tienes alimentos o productos caducos, y también es importante dejar evidencia de quien saco la mercancía para efectos de deslindar responsabilidades.
Otro tipo de controles básicos que toda empresa debe de tener
Activo fijo
Es decir sobre los automóviles, el mobiliario, el equipo de cómputo, y es desde tener un expediente con la documentación soporte como factura, garantías, manuales, en el caso de automóviles; las tenencias, los seguros; hasta incluir las responsivas, es decir a quien se le asignó para en caso de mal uso poder saber y evaluar quién fue responsable de ese mal uso y si esto derivo en gastos extraordinarios o pérdida del bien. Poder tener elementos para exigir que el responsable resarza el daño ocasionado.
Recursos Humanos
Cada trabajador debe tener su expediente y permanentemente actualizarlo, documentos tales como su solicitud de trabajo, currículo, copia de identificación legal, de acta de nacimiento, curp, título profesional en caso de ser necesario, numero de seguridad social, incapacidades, modificaciones salariales, etc.
Seguros y Fianzas
El seguro de la flotilla de automóviles, el seguro del edificio, etc., la mayoría de los seguros abarcan más de un año, por ello es necesario que este expediente se conserve en conceptos comunes porque es a largo plazo
Expediente fiscal
Con el original de los impuestos pagados, la declaración, los papeles de trabajo, requerimientos, escritos presentados, cada uno dividido por dependencia y siguiendo un orden cronológico.
Expediente legal
Compuesto por documentación como Contratos, ante clientes, ante proveedores, ante sindicatos, resoluciones jurídicas de todo tipo, etc.
Escrito por Paola Zaldívar – Abril 2021