El conocimiento en cualquier aspecto de la vida te da herramientas para avanzar y crecer, nadie es responsable de tus finanzas, impuestos y documentación más que uno mismo, ni siquiera el contador, aunque muchos deleguen todo a su contador. Indudablemente, si cada emprendedor, empresario, profesionista sigue estas recomendaciones tendrá más herramientas para evaluar su negocio, su utilidad, y ayudará a su contador a llevar su información de manera más oportuna.
¿Qué es lo más importante para tu empresa?
Aquí van algunas recomendaciones que con mi experiencia de más de 20 años en esta profesión me han dejado.
Gusto por lo que haces: cuando hay pasión te motiva a crecer, y seguir paso a paso con gusto.
Costeo. Necesitas saber cuánto te cuesta tu producto o tu servicio, no nada más es lo que compres más un 5% o lo que tú quieras, implica:
- Materia prima. Que tienes que comprar para llegar a tu producto o servicio final.
- Mano de obra. ¿Ocupas ayudantes?, eres tú mismo, cuánto te vas a pagar, cuál es tu sueldo, y/o cuánto tienes que pagar, incluye los impuestos de seguridad social y estatal.
- Herramientas y equipo. No olvides, necesitas tu computadora, cuánto vale el uso de tu computadora, tu coche (dale el valor a tu coche, también se desgasta).
- Indirectos. Le pagas a tu contador, abogado, pagas renta y servicios.
- Financiamiento. Utilizaste la tarjeta de crédito para comprar cosas que ocupas, estás pagando intereses por ese crédito, inclúyelo en el costo.
- Porcentaje de utilidad. Ahora si después de todo incluye tu % de utilidad, esto tú lo pones, pero ten en cuenta que una utilidad razonable te dará más herramientas para que reinviertas en tu negocio y este crezca.
Presupuesto. Ya que sabes cuánto te cuesta el producto o servicio, revisa que ingresos estimados tienes, y que gastos fijos vas a tener. Cuando apenas se va a iniciar un negocio es importante que te apegues a un presupuesto austero y reinviertas. Si tienes un contrato importante, con mayor razón no gastes la utilidad, se austero, y reinvierte así lograrás crecer y no morir con los primeros obstáculos que se te atraviesen.
Contabilidad. Quise llamar este punto así, aunque antes de que podamos llamar contabilidad a la contabilidad, es importante que tomes en cuenta el manejo de la documentación contable.
Documentación contable. Desde que empiezas a operar, se están generando documentos, antes era en papel, ahora esto ha disminuido considerablemente. Actualmente son los correos electrónicos con documentación adjunta y si no lo tomas en cuenta, y lo dejas para después, puedes crear una telaraña de papeles difícil de dar seguimiento, así que no pierdas de vista que cada operación (INGRESO– GASTO) lleva consigo un soporte documental.
Recomendaciones para llevar correctamente tu documentación Contable. En esta ocasión hablaré únicamente de recomendaciones en el aspecto informático, pero esto mismo se puede aplicar a la documentación física que se genere.
Período de generación. Archiva en tu disco duro una carpeta por año, y a su vez, por mes, ejemplo: 
- Identificación de operaciones. Divide tus operaciones en tres grandes rubros:
Ingresos. Ventas
Egresos. Gastos
Otros. Aquí podría ir traspasos entre cuentas y otras
documentaciones de soporte.
Documentación soporte
En el caso de ingresos.
- Facturas acomodadas por folio en orden consecutivo (no debe faltar ninguna).
- Comprobantes de depósitos, transferencias o pedidos que te hayan hecho.
- En el caso de que manejes terminal bancaria, cada mes el corte del mismo o diariamente, esto dependerá del volumen y detalle que quieras tener.
En el caso de egresos. Es similar.
- Facturas acomodadas por fecha.
- Comprobantes de las transferencias que amparen el pago de cada factura.
Otros controles o carpetas que se sugiere llevar de forma ordenada.
- Estados de Cuenta
- Seguros y Fianzas
- Activo Fijo
- Nómina.
- Declaraciones Fiscales, en este caso divididas por dependencias.
- SAT
- IMSS
- GOBIERNO ESTATAL u otros.
Es importante que lleves tu control documental, te dará un conocimiento más amplio de tu negocio y del volumen de documentación que realmente manejas.
Otro tip, recuerden que cada uno de nosotros como contribuyentes tiene en la base de datos del SAT un expediente, con todas y cada uno de los CFDI (facturas) que hemos expedido, cancelado, que nos han expedido, cancelado, etc.
Sí quieren saber si su proveedor ya les expidió la factura, y su proveedor “no les manda el comprobante” o “no les llega a su correo”, en la página del SAT pueden recuperar esos comprobantes sin necesidad de estar esperando el correo de su proveedor.
Recomendaciones de cosas que te invito a no hacer:
- No guardes tus facturas en bolsitas, cajitas, todas revueltas, mejor invierte en una carpeta y ahí archívalas, en el caso de que tengas documentación física.
- Destina una hora a la semana para verificar tus papeles y archivarlos.
- Baja el comprobante de tus transferencias, no te costará más que unos segundos adicionales y te servirá para hacer futuras reclamaciones (en caso necesario).
- Apégate a tu presupuesto, y si cada mes terminas en números rojos, verifica que está fallando, costeo, cobranza, ventas.
- No dejes al último tu contabilidad o tus impuestos, asesórate de un profesional. Podrás dejar de destinar tiempo a este importante rubro, y podrás destinarlo a planear el siguiente paso a avanzar.
Recuerda que para cualquier duda, estamos para ayudarte. En ITC contamos con asesoría legal, fiscal y contable, para que no te quedes con dudas respecto a nada, puedes contactarnos en impulsandotucrecimiento.com.mx o en nuestras redes sociales que verás aquí.
Por: Paola Zaldívar / enero, 2021.